基于JAVA和MySQL的办公自动化系统

Theheartoflove

发布日期: 2018-12-25 13:37:55 浏览量: 1686
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摘 要

该办公自动化系统专门用于企业内部员工信息交流的软件,其开发过程主要包括前端应用程序的开发和后端数据库的建立两个方面。对于前者要求应用程序功能完备操作简单,对于后者要求建立起数据一致性、完整性和安全性好的数据库。

系统用网络数据库将企业内员工的基本信息统一管理起来,形成集成的信息源,系统会根据员工所属部门对员工进行分类,这样有利于发送者快速找到发送目标,也能方便的进行信息的群发,在该系统中总经理具有最高的权限,负责对系统的管理。

该系统可使企业内员工之间信息的交流更高效,更便捷,也使企业内各部门之间员工的频繁往来减到最少,从而提高企业整体的办公效率,为企业节约成本,使企业在激烈的市场竞争中赢得优势,实现企业整体战略目标。

关键词:办公自动化 客户机/服务器 系统管理

1 需求分析

办公自动化系统的建立,需要进行用户需求调查与分析,以确定系统目标,这是系统建设的重要环节。中小企业需求规模相对较小,在功能上对系统的需求也相对较少。大体可分为:一方面是通过收发消息为主的方式,与其他员工交流各种信息,基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能,即完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作。

传统的办公方式极大的束缚了人的创造和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂重复的工作,手工处理的延时和差错,正是现代化管理中应去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化对传统办公方式的变革,正是适应了人们的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。

针对上述问题,我开发了办公自动化系统,它具有如下特点:

  • 办公自动化系统可以将人们从繁重的重复性劳动中解放出来,大大节省工作时间,提高工作效率、减少办公费用

  • 办公自动化系统将是企业竞争取胜的法宝,它所收集、处理、分析的对象是“信息”。这些准确、及时、可靠的信息将大大有助于提高领导者决策的正确性和科学性

  • 通过办公自动化系统,能给企业的管理者在行为方式和思维模式上带来革命性进步。企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家,所以迫切需要通过推行办公自动化来改善管理手段,增强竞争力

2 系统数据流程

2.1 数据流程图概念

数据流程图(DFD——Data Flow Diagram)是描述系统逻辑模型的主要工具,它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动、传递、存储、和处理的总情况。数据流程图具有抽象性和综合性两个特点,其中抽象性表现在已经完全舍去了具体的物质,如组织机构、工作场所、物质流、货币流等,只保留了数据的流动、存储、使用及加工的情况。综合性表现在它可以把系统中的各种业务处理过程联系起来,形成一个整体。

2.2 系统数据流程图

系统顶层DFD如下:

  • F1:修改、查询、发送信息等
  • F2:接受信息
  • F3:管理信息
  • F4:修改职员资料
  • F5:返回职员资料

系统第一层DFD如下:

  • F1:取得服务器IP
  • F2:写入服务器IP
  • F3:职员录入注册资料
  • F4:职员录入登陆信息
  • F5:职员资
  • F6:更新职员资料表
  • F7:取得登陆职员资料
  • F8:写入职员资料
  • F9:其他职员资料查询结果
  • F10:职员基本资料修改
  • F11:保存修改资料
  • F12:取得职员资料
  • F13:取得部门
  • F14:修改部门表
  • F15:取的项目组
  • F16:修改项目组表
  • F17:查询职员资料
  • F18:修改职员特殊资料
  • F19:所需信息
  • F20:连接请求与交流信息输入
  • F21:交流信息输出
  • F22:信息记录更新

办公自动化系统第一层DFD说明:

首先职员输入注册信息,注册管理会在服务器IP表里找到服务器IP以便进行数据库服务器的连接,连接到数据库以后,就会把职员资料插入职员资料表中。注册管理会把职员资料传入登陆管理中,如果以前已经注册就可以把资料直接输入登陆管理,登陆管理会在职员资料表中取得职员密码进行核对,如果输入正确就可以登陆自己的账户,并且把用户的状态设为在线。在资料管理中职员可以查询其他职员资料,也可以修改自己的基本资料,总经理可以修改职员的特殊资料,

也有输入部门,与组的权限。信息传输管理会根据用户的连接请求,对指定的职员进行连接,并向其发送信息。也可以向公司全体职员、某个部门的职员或部门中的某个组发送信息。接收信息的职员可以保存信息记录。

系统第二层DFD的注册管理如下:

首先它会连接本地数据库,在本地数据库中的服务器IP表里找到服务器IP地址,如果表中存在服务器IP地址那么准备进行数据库服务器的连接,如果不存在那么会要求用户输入服务器IP地址,然后将服务器IP地址保存进表中,以便以后取用。连接好数据库服务器后,职员就可以输入注册信息,经过核查确认没有用户名相同的情况那么就可以对职员资料表进行更新,插入职员注册的资料。

以下是各数据流代表的意义:

  • F1:修改服务器IP
  • F2:查询服务器IP
  • F3:服务器IP
  • F4:输入注册信息
  • F5:表信息取得
  • F6:插入注册信息

系统第二层DFD的登陆管理如下:

首先在服务器IP表里查到服务器IP地址进行数据服务器的连接,然后在职员资料表中取得用户信息对用户输入的信息进行核查,如果输入正确,就会取得本地信息,如端口号、IP地址等。最后把职员资料表中的用户状态设为在线并把IP地址,端口号等进行更新。

  • F1:取得服务器IP
  • F2:登陆信息输入
  • F3:更新职员表
  • F4:该职员信息取得

第二层DFD的资料管理如下:

职员可以输入修改信息对职员注册信息进行修改,职员也可以输入查询信息,查询有关企业与用户资料的所有信息。总经理有最高的权限可以修改职员的信息,和企业的组织机构包括:组的增加与删除,部门的增加与删除,组与部门名称的修改,信息资料的修改等。

以下是各数据流代表的意义:

  • F1:修改信息输入
  • F2:查询信息输入
  • F3:返回查询结果
  • F4:修改职员表
  • F5:职员信息取得
  • F6:部门信息取得
  • F7:项目组信息取得
  • F8:修改职员特殊信息
  • F9:修改、添加部门
  • F10: 修改、添加项目组
  • F11:取得公告内容
  • F12: 取得规章制度
  • F13:输入公告内容
  • F14:输入规章制度

第二层DFD的信息传输管理如下:

首先职员选择想要连接的对象,输入发送信息,然后系统根据职员选择的连接对象在职员资料表中找到所需的连接信息,包括IP地址与端口号,然后根据选择的连接对象进行相应的连接,最后更新信息记录表,将职员的信息记录保存到本地数据库。

以下是各数据流代表的意义:

  • F1:输入连接信息与交流信息
  • F2:连接信息
  • F3:其他职员资料输入
  • F4:其他职员资料取得
  • F5:连接信息与交流信息
  • F6:交流信息输出
  • F7:更新信息记录

3 系统设计

3.1 系统设计原则

作为一套应用系统,除了要能够完成预定的各种功能外,在设计时还必须遵循实用性、完备性、可靠性、安全性、兼容性、可扩充性等原则。具体要求原则如下:

  • 安全性 主要是指系统运行的安全性、数据的安全性和保密性等。同时,应根据用户的工作和业务流程为用户提供合理可靠的安全策略

  • 实用性 是系统建设的主要目标。主要是指系统功能应能够满足当前和今后一段时间内企业办公的实际需要

  • 可靠性 是指系统的数据结构合理、模块功能正确等,以保证数据处理和信息传输的正确可靠

  • 友好性 是指界面的美观和使用的方便程度,即界面友好,有良好的引导功能、容错和查错功能

  • 可维护性 是指系统应具有较好的可维护性,以方便系统管理员对系统进行维护

  • 可扩充性 本系统目前还不是很完善以后需要改进的地方还很多。随着计算机在企业各部门应用的进一步深入,也后需要增加的功能还很多。另外,系统还应该留有一定的接口,以便将来扩充的方便等

  • 可移植性和适应性 针对目前我国企业的实际情况,系统应具有较强的适应性和较好的可移植性,同时尽量避免对硬件的依赖

3.2 系统功能模块设计

极光办公自动化系统有五个子系统

  • 个人工作子系统

  • 信息中心子系统

  • 日常工作子系统

  • 流转中心子系统

  • 维护中心子系统

各子系统包含的功能模块如下:

  • 个人工作子系统:电话簿、总经理工作计划

  • 信息中心子系统:信息交流、电子公告、规章制度、新闻信息

  • 日常工作子系统:资料管理、办公用品申领

  • 流转中心子系统:公文管理

  • 维护中心子系统:权限管理、注册管理

下图为本系统的功能模块图:

3.2.1 个人工作

提供员工个人工作中的基本功能,电话簿(允许当前用户创建属于自己的名片信息,分类、管理个人名片,查阅组织内用户的名片)、总经理工作计划(主要是记录了总经理近期的工作计划)等。**

3.2.2 信息中心

是本单位发布信息与交流的平台,包括电子公告(用来向公告板上发布通知、制度、活动和会议等消息)、规章制度(数据库可以管理规章制度,用户可以看到已发布的规章制度)、新闻信息(企事业单位为让员工了解一些信息,而发布本单位的新闻信息,和录入一些国际国内新闻)等。

3.2.3 日常工作

根据各部门及其工作流程定制相关内容,资料管理(辅助管理公司内部的各种资料)、办公用品申领(主要用来对企业中办公用品的使用情况进行统计,办公用品领用申请,办公用品领用申请进行批阅,以及办公用品的领用办理)等。

3.2.4 流转中心

根据系统管理中设置的相应流程进行公文流转,最终实现无纸化办公,提供公文流转(实现了收、发文的管理、流转、批约、转出和归档)等功能。

3.2.5 系统管理

包括组织机构的设置、用户权限角色的定义等功能。把系统管理员从烦琐的管理工作中解脱出来。

3.3 数据库设计

数据库的设计分为逻辑设计和物理设计两部分。在数据库逻辑设计方面,可以遵循自顶向下的结构化设计方法,确定系统目标后,采用E—R图设计数据库的概念模型,然后根据此模型导出数据库的关系模型。

用户的需求集中体现在各种信息的提供、保存、更新和查询等方面,这要求数据库结构要充分满足各种信息的输出和输入。收集基本数据、数据结构以及数据处理的流程,组成一份详尽的数据字典,为后面的具体设计打下基础。

以下为本系统所用到的数据表:

  • ServerIP表位于本地数据库中用来存放数据库服务器的服务器名或服务器IP地址,它由系统自动生成,下图为该表的具体构成

  • BuMen表位于数据库服务器中用来存放公司的所有部门情况,包括部门名称、部门简介。下图为该表的具体构成

  • XinXi表位于数据库服务器中用来存放用户不在线时,其他用户给其发送的信息。下图为该表的具体构成。其中userName为发送者用户名,XinXiDuiXing为发送的目的地

  • YongHu表位于数据库服务器中用来存放企业内部员工的信息,以及用户的状态等。下图为该表的具体构成。其中UserName为用户名,Name为用户真实姓名,IPAddress为用户的IP地址,State为用户的状态(是否在线),BuMen为用户所在部门,Zu为用户所在组,Port为用户使用的端口号

  • 信息记录表位于本地数据库中,用来存放用户的信息记录如下图。其中XinXiDuiXiang为用户交流的对象,XinXiJiaoHu为用户是发送数据还是接收数据

参考文献

[1] Louis Davidson 著,《SQL Server 2000 数据库设计权威指南》中国电力出版社

[2] 刘韬 楼兴华 著,《SQLServer 2000数据库系统开发实例导航》,人民邮电出版社

[3] 丁宝康 主编,《数据库原理》,经济科学出版社

[4] 罗晓沛 主编,《数据库技术》,华中科技大学出版社

[5] 陈宗兴 著, 《SQL Server程序设计超级管理篇》, 中国铁道出版社

[6] 吴其庆 著,《JBuilder9编程思想与实践》,冶金工业出版社

[7] 陆正中 著,《JBuilder 9软件开发项目实践》,清华大学出版

[8] 埃克尔侯捷 著,《JAVA编程思想》, 机械工业出版社

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